Guide utilisateur ProfitOS

Mis à jour le 21 octobre 2026

1. Présentation

ProfitOS est un logiciel de gestion financière en ligne pour les TPE, PME, indépendants et cabinets. Il réunit facturation, facture électronique, achats, banque, trésorerie et comptabilité dans un seul outil, en français et conforme aux règles fiscales françaises.

Ce guide explique, module par module, comment utiliser ProfitOS au quotidien. Les menus cités sont ceux de la barre latérale à gauche de l'écran.

Les grands modules

Un module non inclus dans votre formule reste visible dans le menu avec un cadenas et le nom de la formule qui l'inclut.

2. Premiers pas

En cinq minutes, votre compte est créé et votre société paramétrée pour émettre des factures conformes.

Créer son compte

1. Sur la page d'inscription, saisissez votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre société et un mot de passe.
2. Acceptez les conditions générales, puis validez.
3. Ouvrez l'e-mail de confirmation et cliquez sur le lien. Tant que l'adresse n'est pas vérifiée, un bandeau jaune le rappelle en haut de chaque page.

Le mot de passe doit être long et peu courant : les mots de passe trop simples, répétitifs ou contenant votre e-mail sont refusés.

Renseigner le profil entreprise

Menu Entreprise & compte → Profil entreprise. Ces informations apparaissent sur vos factures et sont obligatoires pour qu'elles soient légales.

Tant qu'une mention obligatoire manque, ProfitOS vous le signale avant l'émission d'une facture.

Se repérer dans l'interface

• Menu simplifié ou complet : par défaut, le menu ne montre que l'essentiel. Le bouton Afficher toutes les fonctionnalités, en bas du menu, ouvre le menu complet ; Revenir au menu simplifié le referme.
• Thème clair ou sombre : bouton Thème clair / Thème sombre dans l'encadré de votre compte, en bas du menu.
• Nouveautés : le bouton en haut à droite liste les dernières améliorations.
• Sur téléphone : le menu s'ouvre avec le bouton en haut de l'écran.
• Premiers pas : le tableau de bord affiche une liste de démarrage (profil complété, premières factures et dépenses importées, première action, collègue invité) qui se coche au fur et à mesure.

3. Formules et abonnement

Quatre formules de 9 à 199 € HT par mois, sans engagement en mensuel, avec 2 mois offerts en paiement annuel. Menu Entreprise & compte → Abonnement.

Les prix sont hors taxes ; la TVA à 20 % s'ajoute sur la facture d'abonnement.

Essai gratuit

L'essai dure 14 jours avec toutes les fonctions de la formule Pro, sans carte bancaire. À son terme, l'accès est suspendu jusqu'à la souscription d'une formule. Vos données sont conservées et vos exports (FEC, factures, export RGPD) restent disponibles.

Changer de formule

• Formule supérieure : active immédiatement ; la différence est facturée au prorata des jours restants.
• Formule inférieure : appliquée immédiatement ; le montant déjà payé pour le reste du mois est déduit de votre prochaine facture. ProfitOS vérifie d'abord que vos données tiennent dans la nouvelle formule (nombre d'utilisateurs, d'organisations).
• Paiement annuel : vous pouvez monter de formule en cours d'année ; le passage à une formule inférieure ou au mensuel se fait à l'échéance annuelle.

Quand vous cliquez sur une fonction non incluse, ProfitOS vous amène directement à la formule qui la contient.

Paiement, factures et résiliation

Le paiement est traité par Stripe ; ProfitOS ne conserve aucune donnée de carte. Le bouton Gérer mon abonnement ouvre l'espace sécurisé Stripe : moyen de paiement, factures, résiliation. Après une résiliation, l'accès continue jusqu'à la fin de la période payée. En cas d'échec de paiement, un délai de grâce de 7 jours s'applique avant suspension.

4. Tableau de bord

Le tableau de bord répond en un coup d'œil à trois questions : combien j'ai, combien on me doit, que dois-je faire aujourd'hui. Menu Tableau de bord.

Rapport du lundi : chaque lundi matin, le propriétaire reçoit par e-mail « Votre semaine » : factures clients échues et attendues sous 7 jours, factures fournisseurs à régler, échéances fiscales des deux semaines à venir, pièces demandées par l'expert-comptable et indicateurs de la veille en alerte, suivis des nouveautés (retards, économies, appels d'offres). Il se désactive dans les paramètres ou d'un clic depuis l'e-mail.

Le lien à mettre à jour apparaît sous le solde quand il date de plus de 7 jours : la prévision part de ce montant, il faut donc le tenir à jour (voir Trésorerie).

Copilote

Menu Trésorerie → Copilote. Posez une question (« Analyse ma situation financière et fiscale du mois et indique-moi les problèmes à résoudre ») ou cliquez Analyse du mois.

• ProfitOS calcule d'abord les faits sur vos données, numérotés F1, F2… avec leur calcul et leur source : chiffre d'affaires facturé du mois et du mois précédent, encaissements, impayés, achats, factures fournisseurs à payer, solde bancaire, point bas prévu, estimation de TVA, échéances et retards fiscaux, montants des constats de Mission Control.
• L'IA rédige la réponse uniquement à partir de ces faits, en citant le fait utilisé. Chaque chiffre de la réponse est vérifié : un chiffre absent des faits ou une référence inexistante fait écarter la réponse, et le rapport calculé est affiché avec la raison.
• Sans IA configurée (ou au-delà du quota IA de votre formule), le copilote affiche directement le rapport calculé.
• La liste Problèmes à résoudre vient de Mission Control, avec ce qui manque et l'action.
• Seuls les faits chiffrés sont transmis au service d'IA, pas vos documents.

Mission Control

Menu Trésorerie → Mission Control. Un seul écran pour ce qui demande votre attention : impayés clients, factures fournisseurs à régler, tension de trésorerie, mouvements bancaires non traités, échéances fiscales, pièces demandées par l'expert-comptable, indicateurs de la veille suspendus. Chaque point suit le même chemin : détecté → vérifié → action préparée → résultat contrôlé.

• Vérifications : chaque point affiche ses contrôles, avec leur source. ✓ vérifié, ? à vérifier, ✗ impossible pour l'instant. Pour chaque « ? » ou « ✗ », le bloc Ce qui manque pour agir dit précisément quoi faire (relier la banque, ajouter l'e-mail du client, attendre telle date, confirmer le statut d'une créance…).
• Quatre groupes : Action automatisable (ProfitOS exécute l'action en un clic, ou l'a préparée et vous demande seulement de la valider), Prêt à traiter manuellement (vérifié, mais l'action se fait sur une autre page), À vérifier avant d'agir et Action impossible pour l'instant.
• Montants qualifiés : chaque montant dit ce qu'il représente (restant dû, écart facturé, point bas prévu, volume de mouvements à vérifier…). Le volume des mouvements bancaires est la somme des entrées et sorties à examiner : ni une perte, ni une somme à récupérer.
• Impayés : avant de proposer une relance, ProfitOS recalcule le solde, vérifie sur un relevé bancaire de moins de 3 jours qu'aucun virement non rapproché ne pourrait déjà régler la facture, contrôle l'e-mail du client, l'absence de blocage de facturation électronique et le délai depuis la dernière relance. Au-delà de 6 mois de retard, il demande le statut de la créance : toujours due, en litige ou douteuse (motif obligatoire). Un litige ou une créance douteuse suspend toutes les relances (manuelles et automatiques) jusqu'à nouvelle décision.
• Mission bancaire : pour les mouvements en attente depuis plus de 7 jours, ProfitOS prépare des propositions de rapprochement avec leurs preuves (montant, n° de facture, nom du client ou du fournisseur, niveau de confiance). Une facture n'est proposée que pour un seul mouvement, et une correspondance ambiguë n'est pas proposée. Vous cochez ce que vous validez : ProfitOS revérifie chaque proposition, enregistre le règlement, l'écriture comptable et le statut de la facture, puis mesure le résultat (mouvements en attente avant → après). Les mouvements sans correspondance sûre sont listés avec la raison.
• Action en un clic : au moment du clic, tout est revérifié sur les données du moment ; si la situation a changé, l'action n'est pas lancée.
• « Je l'ai traité : vérifier » : pour un point traité sur une autre page, la déclaration ne solde rien. Le point reste « en contrôle » (avec le montant au moment de la déclaration et le montant du jour) tant que les données le montrent ; il n'est soldé que lorsqu'il disparaît des données, et il est rouvert s'il est encore là à la date de contrôle.
• Reporter (7 jours) ou écarter (motif obligatoire) un point ; il peut être rétabli.
• Les vérifications sont refaites à chaque visite et chaque matin, même sans visite.

5. Facturation clients

Du devis à l'encaissement, chaque document est numéroté, conforme et comptabilisé automatiquement. Menu Ventes & clients → Facturation.

Tout se joue à l'émission : avant, la facture se modifie librement ; après, elle est figée et seule un avoir la corrige.

Clients

Facturation → Clients → Nouveau client : nom, adresse, e-mail, SIREN, numéro de TVA, pays, client public ou privé. Une fiche client remplie une fois préremplit tous les devis et factures suivants. Le SIREN est obligatoire pour un client professionnel français en facture électronique.

Devis

1. Devis → Nouveau devis : client, lignes (description, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA), date de validité.
2. Envoyer : le client reçoit un lien pour consulter le devis, le télécharger en PDF, l'accepter ou le refuser en ligne. Vous pouvez aussi marquer vous-même un devis accepté ou refusé.
3. Un devis accepté devient en un clic une facture d'acompte (pourcentage au choix), une facture complète, ou une facture finale qui déduit automatiquement les acomptes déjà facturés.

Factures

1. Nouvelle facture : client, lignes, date d'émission, échéance, nature de l'opération (biens, services ou mixte), date de livraison ou de prestation.
2. La facture reste un brouillon modifiable, sans numéro, tant qu'elle n'est pas émise.
3. Envoyer (ou Marquer émise) : ProfitOS attribue le numéro légal, séquentiel et sans trou sur l'année (par exemple FA-2026-014), fige la facture et passe l'écriture de vente en comptabilité.
4. Le client reçoit un lien pour consulter et télécharger sa facture ; le PDF est au format Factur-X (voir section 6).

Une facture émise ne peut plus être modifiée ni supprimée : c'est la loi. Pour la corriger ou l'annuler, émettez un avoir depuis la facture (total ou partiel). Une facture proforma peut être générée à tout moment ; elle n'a pas de valeur comptable.

Bons de livraison

Facturation → Livraisons : créez un bon de livraison, marquez-le livré, puis Facturer pour générer la facture correspondante.

Factures récurrentes

Facturation → Récurrentes pour les abonnements et contrats : client, lignes, fréquence (semaine, mois, trimestre, année), délai de paiement, première date et date de fin facultative. ProfitOS prépare chaque facture en brouillon à la date prévue ; vous la vérifiez puis l'envoyez. Un modèle peut être mis en pause à tout moment. Les prochaines échéances sont reprises dans la prévision de trésorerie.

Paiements

Sur une facture, Règlement enregistre un paiement total ou partiel (date, montant, moyen) ; Marquer payée solde la facture. Chaque règlement passe son écriture en banque. Avec le module Banque, ProfitOS propose de rapprocher chaque virement reçu de la facture correspondante (voir section 8).

Relances clients et échéancier

• Relances clients liste les factures en retard, classées par un score de risque (montant, retard, historique) pour savoir qui relancer en premier. Les retenues de garantie y sont suivies jusqu'à leur date de libération.
• Relancer sur une facture envoie l'e-mail de relance d'un clic.
• Facturation → Encaissement et relances :
• QR code de virement : il est imprimé sur la facture PDF et sur la facture en ligne avec votre IBAN, le reste à payer et le numéro de facture. Votre client le scanne avec l'application de sa banque et le virement est pré-rempli. Renseignez l'IBAN dans le profil de l'entreprise.
• Lien de paiement en ligne (facultatif) : l'adresse fournie par votre prestataire de paiement (carte, prélèvement…) devient un bouton « Payer en ligne ». ProfitOS ne manipule jamais les fonds.
• Relances automatiques (à activer) : un rappel courtois, un rappel ferme puis un dernier avis avant mise en demeure, aux délais que vous choisissez (3, 15 et 30 jours après l'échéance par défaut), chaque matin. Jamais deux relances à moins de 5 jours d'intervalle ; arrêt dès que la facture est réglée, couverte par un avoir, ou refusée ou en litige côté facture électronique. Vous pouvez suspendre les relances d'une facture précise.
• Échéancier affiche sur un calendrier les échéances clients et fournisseurs.
• Facturation → Créances donne l'état de toutes les sommes dues par client.

6. Facture électronique

ProfitOS produit des factures électroniques au format Factur-X et les transmet par une plateforme agréée, comme l'exige la réforme française. Toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026 ; l'émission devient obligatoire en septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, en septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.

Le format Factur-X

Chaque facture émise est un PDF lisible par une personne, qui contient aussi les données structurées de la facture (fichier XML, profil EN 16931). ProfitOS contrôle ces données avec les règles européennes et françaises avant l'envoi : SIREN du vendeur et de l'acheteur, mentions de paiement, cadre de facturation, taux de TVA, acomptes. Le bouton Factur-X d'une facture télécharge le fichier.

Les nouvelles mentions obligatoires

• SIREN du client professionnel.
• Adresse de livraison quand elle diffère de l'adresse de facturation.
• Nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux.
• Option pour le paiement de la TVA d'après les débits, le cas échéant.

ProfitOS demande ces informations au bon moment et bloque l'envoi s'il en manque une.

Envoyer une facture par la plateforme

1. Émettez la facture (section 5).
2. Sur la facture, cliquez Envoyer par la plateforme : la facture part vers la plateforme de votre client.
3. Le statut se met à jour seul ; Synchroniser force la mise à jour.

Le statut « Encaissée » n'est pas encore transmis automatiquement à la plateforme.

Factures fournisseurs reçues

Les factures de vos fournisseurs arrivent dans Facturation → Achats via la plateforme (bouton Synchroniser). Pour chacune, vous pouvez l'approuver, la refuser ou la mettre en litige ; votre réponse est renvoyée au fournisseur.

E-reporting

Les ventes à des particuliers et les opérations internationales ne passent pas par une facture électronique mais doivent être déclarées (e-reporting). Facturation → E-reporting → Transmettre prépare et envoie la déclaration de la période ; une preuve de dépôt est conservée.

Diagnostic

Facturation → Diagnostic facture électronique vérifie votre paramétrage : profil entreprise complet, SIREN, connexion à la plateforme, clients sans SIREN.

7. Achats et dépenses

Toutes les factures fournisseurs passent par un circuit simple : saisie ou lecture automatique, validation, paiement, comptabilisation. Menu Facturation → Achats.

Enregistrer une facture fournisseur

Trois façons de faire entrer une facture :

• Importer un PDF : déposez le PDF (même scanné) ; ProfitOS lit le fournisseur, le numéro, les dates, les montants HT, TVA et TTC, et propose une catégorie. Vous vérifiez avant d'enregistrer.
• Boîte mail fournisseurs : une adresse e-mail propre à votre compte ; transférez-y les factures reçues, elles arrivent dans vos achats.
• Nouvelle facture : saisie manuelle.

Les factures électroniques reçues par la plateforme arrivent aussi ici (section 6). ProfitOS signale une facture qui ressemble à une facture déjà enregistrée (même fournisseur, numéro ou montant) pour éviter de la payer deux fois.

Chaîne de traitement des factures fournisseurs

Menu Facturation → Achats → Chaîne de traitement (ou Contrôles en 10 étapes sur une facture). Chaque facture fournisseur, quelle que soit son origine (facture électronique, PDF, boîte mail, saisie), passe dix étapes dont le résultat est affiché :

1. Réception : origine et justificatif (sans PDF ni original électronique, la TVA n'est pas déductible) ; statut de la facture électronique.
2. Mentions obligatoires : numéro et date, fournisseur identifié (SIRET ou n° de TVA sur sa fiche), HT + TVA = TTC, taux de TVA plausible, échéance cohérente.
3. Doublons : même numéro chez le même fournisseur (bloquant), même montant à moins de 10 jours (à vérifier).
4. Contrat fournisseur : comparaison au contrat enregistré, révisé par son indice.
5. Écriture comptable : écriture préparée (charge, TVA déductible, fournisseur) ou déjà passée et contrôlée ; période comptable ouverte.
6. TVA : traitement applicable — TVA déductible, pas de TVA (franchise, exonération), autoliquidation (fournisseur d'un autre pays sans TVA, sous-traitance du bâtiment), carburant (80 % pour un véhicule de tourisme, 100 % pour un utilitaire), services (TVA déductible au paiement, sauf option du fournisseur pour les débits). Les cas particuliers sont signalés avec la règle et restent à confirmer avec votre expert-comptable ; l'autoliquidation n'est pas passée automatiquement.
7. Trésorerie : échéance intégrée à la prévision, solde bancaire suffisant.
8. Anomalies : synthèse des points bloquants et à vérifier.
9. Actions proposées : valider et comptabiliser, générer une écriture manquante, contester auprès du fournisseur, joindre le justificatif, rejeter un doublon, préparer le virement.
10. Exécution et contrôle : après votre validation (propriétaire, administrateur ou comptable), ProfitOS revérifie tout, passe l'écriture, puis contrôle qu'elle est enregistrée et équilibrée et que la facture est validée ; chaque exécution est consignée.

Le bouton Valider la facture de la fiche applique les mêmes contrôles : une anomalie bloquante (doublon, montants incohérents, écart au contrat, période close…) empêche la validation, avec la raison ; le résultat est consigné au journal de la chaîne. Les factures prêtes peuvent être validées par lot ; une facture qui n'est plus conforme au moment de la validation est refusée avec la raison. Mission Control signale les factures prêtes, à vérifier ou bloquées. Pour que les contrôles aient lieu avant la comptabilisation, activez la validation des factures d'achat dans les paramètres : sans elle, l'écriture est passée dès l'enregistrement et la chaîne contrôle a posteriori.

Contrats fournisseurs (Contract Guardian)

Menu Dépenses & marges → Contrats fournisseurs. Enregistrez vos contrats récurrents (maintenance, logiciels, téléphonie, location, assurance, énergie…) : montant HT prévu par période, tolérance, indice de révision et période de référence, plafond de hausse, dates, tacite reconduction et préavis. ProfitOS contrôle ensuite chaque facture du fournisseur des 12 derniers mois :

• Écart de prix : facture HT au-delà du montant prévu, révisé par l'indice officiel du contrat (valeurs de la veille INSEE) et au-delà de la tolérance. Le constat montre le calcul et propose d'écrire au fournisseur (e-mail pré-rempli demandant un avoir) si son adresse est connue. Si l'indice est indisponible ou suspendu, la comparaison est « à vérifier » : aucun écart n'est affirmé sans donnée vérifiée.
• Préavis : 60 jours avant la date limite de résiliation d'un contrat reconduit tacitement (critique à 15 jours).
• Facture hors contrat : facture datée après la fin d'un contrat terminé ou résilié.
• Hausse sans contrat : fournisseur récurrent dont la dernière facture dépasse nettement l'habitude, sans contrat enregistré pour trancher ; un lien permet d'enregistrer le contrat.
• Doublon possible : même fournisseur, même numéro, ou même montant à moins de 10 jours.

Ces constats apparaissent aussi dans Mission Control.

Valider et payer

1. Valider confirme la facture et passe l'écriture d'achat (charge, TVA déductible, fournisseur). Rejeter l'écarte avec un motif.
2. Payer enregistre un paiement total ou partiel. Le justificatif (PDF) reste attaché à la facture.
3. Virements prépare un lot de virements SEPA pour les factures à payer, à importer dans votre banque.

Suivre ses fournisseurs

Notes de frais

Menu Notes de frais. Un collaborateur crée une note, ajoute ses lignes (ticket, montant, catégorie ; frais kilométriques calculés avec le barème fiscal) puis la soumet. Un responsable la valide ou la rejette, puis la marque remboursée. Chaque étape passe ses écritures.

Importer des dépenses

Données & connexions → Importer des dépenses accepte un fichier Excel, CSV ou des PDF (section 13). Les dépenses servent à repérer les économies possibles et à calculer la dépense courante de la prévision de trésorerie.

8. Banque

Vos opérations bancaires arrivent dans ProfitOS, soit par connexion à la banque, soit par import de relevés, puis se rapprochent de vos factures en quelques clics. Menu Données & connexions → Banques connectées (formule Pro et plus).

Faire entrer ses opérations

• Connecter ma banque : connexion sécurisée en lecture seule à votre banque ; Synchroniser récupère les soldes et toutes les opérations passées. Les opérations encore « à venir » (carte à débit différé, virement en cours) sont importées une fois définitives. Le consentement bancaire est à renouveler périodiquement : ProfitOS l'indique quand c'est le cas.
• Importer un relevé (CSV, Excel ou PDF) : choisissez le nom du compte (par exemple « Qonto »), déposez le fichier. Les relevés avec une colonne Montant signée ou deux colonnes Débit et Crédit sont acceptés. Réimporter un relevé déjà importé, ou un relevé qui chevauche le précédent, n'ajoute aucun doublon. Si le relevé contient une colonne Solde, le dernier solde est enregistré.

Rapprocher les opérations

Pour chaque encaissement, ProfitOS propose la ou les factures clients correspondantes (montant restant dû, numéro de facture, nom du client), avec un niveau de confiance ; pour chaque sortie, les factures fournisseurs.

1. Vérifiez la proposition et cliquez Rapprocher. Vous pouvez saisir un montant partiel, au format français (« 1 234,56 »).
2. Le paiement est enregistré sur la facture, son écriture passée en banque, et le statut de la facture mis à jour (payée ou partiellement payée).
3. Un virement peut régler plusieurs factures, et une facture recevoir plusieurs virements.

Aucun rapprochement n'est fait sans votre validation.

Catégoriser les autres opérations

Une opération sans facture (abonnement, frais, impôt) se comptabilise directement depuis la liste des transactions : choisissez une catégorie, un compte comptable et un taux de TVA, puis Valider. ProfitOS sépare le HT et la TVA (TVA déductible sur immobilisations pour un compte de classe 2) et retient votre choix : la fois suivante, la même opération est préremplie et se valide en un clic.

• Règles de catégorisation : « tout libellé contenant URSSAF → Charges sociales », appliqué aux opérations existantes et futures.
• Frais bancaires : un petit écart restant après un rapprochement (5 € maximum) se comptabilise en frais bancaires d'un clic.
• Ignorer : pour un virement interne entre vos comptes, par exemple.

Un compte comptable par compte bancaire

Dans le tableau des comptes bancaires, la colonne Compte comptable associe chaque banque à son compte 512 (par exemple 512100 pour Qonto, 512200 pour le Crédit Agricole). Toutes les écritures de ce compte bancaire utilisent alors ce compte. Créez d'abord le compte dans le plan comptable s'il n'existe pas.

État de rapprochement bancaire

Banques → État de rapprochement compare, pour un compte et une date, le solde de la banque au solde du compte 512 :

1. Solde du relevé (le dernier solde connu, ou celui que vous saisissez).
2. Solde comptable du compte 512.
3. Plus les opérations bancaires pas encore comptabilisées.
4. Écart restant, expliqué par les écritures 512 sans opération bancaire (chèque émis pas encore débité, règlement saisi à la main).

Quand l'écart correspond au solde de la banque avant le premier mouvement importé, ProfitOS indique qu'il manque le solde d'ouverture en comptabilité. La page s'imprime pour votre dossier de clôture.

Utiliser le solde bancaire

Utiliser ces soldes dans le pilotage reprend le total de vos comptes comme solde de départ de la trésorerie. Cette action n'est jamais faite automatiquement.

9. Trésorerie & scénarios

ProfitOS prévoit votre solde jour par jour sur 90 jours, à partir de tout ce qu'il sait déjà, et vous prévient avant une tension. Menu Trésorerie → Trésorerie & scénarios (formule Business et plus).

1. Donner le solde de départ

Saisissez votre trésorerie disponible (format « 12 345,67 » accepté) et cliquez Mettre à jour. Si vos comptes bancaires sont connectés ou vos relevés importés, un bandeau propose de reprendre leur solde en un clic. Au-delà de 7 jours, le solde est signalé comme ancien : toute la prévision part de ce montant.

2. Ce que la prévision prend en compte

Les factures refusées, en litige ou suspendues sont exclues et listées à part. Les flux attendus après 90 jours ne sont pas comptés.

Habitude de paiement : quand un client a au moins deux factures entièrement réglées, ProfitOS calcule son retard moyen (par exemple « paie en moyenne 12 jours après l'échéance ») et date ses prochains paiements en conséquence.

3. Lire les trois scénarios

• Probable : chaque encaissement à sa date attendue, compté à 100 %. C'est la référence des montants à 30, 60 et 90 jours.
• Prudent : encaissements 15 jours plus tard et seulement 55 % du restant dû compté.
• Optimiste : encaissements 10 jours plus tôt.

Les décaissements sont les mêmes dans les trois scénarios. Chaque scénario affiche son point bas et son solde à 90 jours.

4. Seuil de sécurité, alertes et autonomie

• Seuil de sécurité (réglage en bas de la page) : le montant sous lequel vous ne voulez pas descendre. Il s'affiche en pointillé sur le graphique.
• Alerte : tension si le scénario probable devient négatif ; vigilance s'il passe sous le seuil, si la marge à 30 jours est faible, ou si le scénario prudent crée une tension. La date prévue est toujours indiquée.
• Autonomie de trésorerie : au rythme net prévu, le nombre de mois avant d'épuiser la trésorerie, ou « En hausse » si elle progresse.

5. Comprendre d'où vient le résultat

Du solde actuel à J+90 décompose les 90 prochains jours : solde de départ, chaque catégorie d'encaissements et de décaissements, solde d'arrivée. Le plan de trésorerie mensuel donne la même chose mois par mois (solde d'ouverture, flux par catégorie, solde de clôture, point bas du mois), exportable en Excel ou CSV. En dessous, le réalisé bancaire des 3 derniers mois sert de point de comparaison.

6. Ajouter les flux que les factures ne disent pas

Section Flux prévus : libellé, catégorie (salaires et charges sociales, loyer, impôts, abonnements, remboursement de financement, vente signée, subvention, apport…), montant, fréquence (une fois, semaine, mois, trimestre, année), première échéance et fin facultative.

Si vos relevés couvrent au moins 3 mois, ProfitOS repère les opérations qui reviennent chaque mois avec un montant stable (loyer, URSSAF, salaires…) et les propose : Ajouter les intègre à la prévision, Masquer les écarte. Les virements d'un client déjà facturé ne sont jamais proposés, puisque ses factures sont déjà comptées.

Éviter le double comptage : si vos dépenses importées contiennent déjà les salaires ou le loyer que vous saisissez en flux prévus, décochez « Compter la dépense courante observée » dans les réglages.

7. Tester l'encaissement de votre plus grosse facture

Simulation d'encaissement : choisissez quand votre plus gros client paiera (aujourd'hui, sous 7, 30 ou 60 jours, ou pas avant 90 jours) et voyez l'effet sur le point bas et le solde à 90 jours, sans modifier la facture.

Flux projetés 90 jours

Menu Trésorerie → Flux projetés 90 jours : les mêmes données par tranches de 30 jours (encaissements, fournisseurs, autres sorties, dépenses courantes, flux net). Les montants sont identiques à ceux de Trésorerie & scénarios.

La prévision est une aide à la décision, pas une garantie : elle n'invente aucune dépense que vous n'avez pas enregistrée.

10. Veille de votre secteur

Menu Trésorerie → Veille de votre secteur. Les indicateurs officiels qui pèsent sur vos prix, vos coûts et vos contrats, mis à jour chaque matin depuis l'INSEE et la Banque centrale européenne.

• Votre secteur : ProfitOS le propose d'après les activités de votre profil entreprise ; confirmez-le, changez-le, ou indiquez votre code APE. Les entreprises du bâtiment et des travaux publics suivent par exemple les index BT01 et TP01 et le coût de la construction ; toutes les entreprises suivent l'inflation, les loyers commerciaux et tertiaires, le taux de dépôt de la BCE et l'Euribor 3 mois.
• Activité de votre secteur : selon votre code APE, ProfitOS ajoute l'indice de chiffre d'affaires de l'INSEE le plus proche de votre métier (base 100 en 2021, mensuel, France entière) : commerce de gros, habillement, hôtels, hébergement touristique, restauration, restauration rapide, services administratifs et de soutien, conseil en gestion, traduction et interprétation, imprimerie. Comparez-y l'évolution de vos propres ventes. Chaque carte indique la correction de la série : CVS-CJO (corrigée des variations saisonnières et des jours ouvrables), Brute, ou Correction non vérifiée quand l'INSEE ne l'a pas confirmée. Une série brute ou non vérifiée n'est comparée que sur un an (deux mois consécutifs ne se comparent pas). Ces indices mesurent l'activité, pas les prix : ils ne sont proposés ni pour une révision de prix ni dans le suivi des marges.
• Fiabilité des séries INSEE : l'identifiant à 9 chiffres est la référence. Chaque mois, ProfitOS relit les caractéristiques officielles de chaque série (correction, activité, base) dans le fichier de correspondance publié par l'INSEE ; à défaut, il s'appuie sur l'intitulé officiel. La fiche d'un indicateur montre ces vérifications. Si les informations se contredisent (par exemple « brute » d'un côté et « CVS-CJO » de l'autre, une autre activité, une autre base ou une série arrêtée), l'indicateur est suspendu et aucune valeur n'est affichée tant que l'anomalie n'est pas levée.
• Chaque carte donne la dernière valeur publiée, sa période, la variation sur la période et sur un an, la courbe des deux dernières années et un lien vers la source officielle.
• Alertes : un bandeau signale les indices qui ont varié au-delà de vos seuils (5 % sur un an et 2 % sur une période par défaut ; 0,5 point et 0,25 point pour les taux).
• Indicateurs de votre métier : ajoutez toute série de l'INSEE (index BT d'un corps d'état, prix de production d'un produit, prix agricoles…) en collant son identifiant à 9 chiffres ou l'adresse de sa page sur insee.fr. Un indice non publié par l'INSEE (Syntec, Comité national routier, indice contractuel) se saisit à la main dans le Suivi des marges.
• Révision de prix : choisissez l'indice, le mois de référence, le mois de révision, la partie fixe et l'arrondi prévus au contrat ; ProfitOS calcule le coefficient et le prix révisé, et peut ajouter l'écart comme ligne d'une facture en brouillon.

• Suivi des marges : choisissez un indice de la veille comme indice de référence ; ses valeurs officielles sont reprises automatiquement et chaque contrat à prix ferme affiche la marge en risque depuis sa signature.

• Aides et financements : liens vers les moteurs officiels (Les-aides.fr des CCI, Bpifrance) pour rechercher les aides de votre activité et de votre région.

• Comparaison anonyme : si vous participez à la comparaison des délais de paiement (Paramètres), le tableau de bord compare votre délai moyen à celui des entreprises de votre secteur dès que 5 autres participantes en font partie, sinon à toutes les participantes.

Si une source renvoie une série inattendue, ProfitOS n'affiche aucune valeur et marque la série « à vérifier ». Ces informations sont indicatives et ne constituent pas un conseil financier.

Opportunity Radar

Menu Actions & croissance → Opportunity Radar. Des opportunités tirées de faits chiffrés, chacun avec sa source ; aucune hausse de chiffre d'affaires n'est promise.

• Votre secteur et vous : l'évolution sur un an de votre chiffre d'affaires facturé (HT, avoirs déduits) est comparée à celle de l'indice INSEE de chiffre d'affaires de votre code APE, sur les trois mêmes mois (la comparaison sur un an neutralise la saisonnalité). Il faut au moins 15 mois de factures dans ProfitOS et un indice publié et non suspendu ; si l'activité de la série n'a pas pu être vérifiée, le constat l'indique (« ? »).
• Clients dormants : clients qui ont acheté (au moins 500 € HT) entre 18 et 6 mois et plus rien depuis 6 mois — les plus simples à relancer.
• Clients en croissance : achats des 6 derniers mois en hausse d'au moins 30 % (et au moins 2 000 € HT) — l'occasion d'un contrat cadre ou d'un service complémentaire.
• Dépendance client : un client pèse au moins 40 % du chiffre d'affaires des 12 derniers mois.
• Appels d'offres ouverts correspondant à votre profil (BOAMP), signalés en priorité quand une date limite tombe dans les 10 jours.

Comme dans Mission Control, chaque constat peut être suivi, reporté ou écarté.

Experts partenaires (Expert Network)

Menu Actions & croissance → Experts partenaires. Quand un point demande une intervention humaine, faites appel à un professionnel sélectionné par ProfitOS : comptabilité, juridique, trésorerie et financement, ressources humaines, marketing, informatique. Pour l'expertise comptable et le juridique, seuls des professionnels inscrits (Ordre, barreau) sont proposés, après vérification de leur inscription.

• Depuis un constat de Mission Control, Faire appel à un expert prépare la demande : le constat et ses preuves sont repris, l'expert du bon domaine est proposé.
• Vous choisissez ce qui est transmis (identité de l'entreprise, constat) et donnez votre autorisation explicite : rien n'est envoyé sans elle. L'expert reçoit un lien personnel vers ce dossier figé, sans accès à votre compte ni à vos coordonnées bancaires.
• L'expert propose un devis ; vous l'acceptez ou le refusez. Messages et livrable sont centralisés sur la page de la mission ; vous validez le livrable et pouvez évaluer l'expert.
• À l'acceptation, le constat d'origine passe « en contrôle » dans Mission Control : la mission est réussie quand le problème disparaît de vos données, ce que la page de la mission indique.
• Annuler la mission désactive immédiatement l'accès de l'expert. Les honoraires sont convenus et réglés directement avec lui ; ProfitOS ne perçoit aucune commission.

11. Aide à la décision

Trois pages s'appuient sur la prévision de trésorerie pour vous aider à décider. Elles sont visibles dans le menu complet (formule Business et plus).

Simulateur de décision

Menu Trésorerie → Simulateur de décision. Il répond à la question : « puis-je me le permettre, et comment ? »

1. Choisissez le type de décision : investissement ou machine, embauche, dépense exceptionnelle, nouveau marché.
2. Renseignez le décaissement initial HT et son jour, le taux de TVA (payée avec le décaissement, récupérée le 15 du mois suivant), le coût mensuel supplémentaire (pour une embauche : salaire brut × 1,45 environ), la recette mensuelle que la décision rapporte, l'encaissement ponctuel attendu et son jour, la réserve minimale à préserver, le financement maximum accepté et la date limite de décision. Les montants acceptent le format « 12 500,50 ».
3. Dans Contraintes réelles, cochez les leviers que vous acceptez : report négociable (et de combien de jours), paiement fractionnable (en combien d'échéances), financement externe.
4. Dans Rentabilité et financement, choisissez l'horizon de rentabilité (36 mois par défaut), le taux et la durée du prêt envisagé.
5. Simuler la décision.

Le résultat se lit en cinq blocs :

Un report ou un fractionnement reste à confirmer avec le fournisseur ou le partenaire ; le prêt, avec votre banque.

Diagnostic financier

Menu Trésorerie → Diagnostic financier. Un score de maîtrise financière sur 100, la décision qui protège le plus votre argent en ce moment, la liste des décisions classées par impact, et une réponse à « peut-on financièrement prendre ce marché ? » pour vos opportunités. La page dit aussi ce que ProfitOS ne sait pas encore, pour que vous complétiez les données manquantes.

Gisements de cash

Menu Trésorerie → Gisements de cash. Le montant que vous pourriez récupérer (factures clients en retard à relancer, économies repérées sur vos dépenses, marchés publics ouverts) et vos décisions prioritaires. Chaque piste se transforme en action dans le Centre d'actions ; une fois menée, son résultat réel s'enregistre dans Gains vérifiés. Les économies potentielles ne sont jamais ajoutées à la trésorerie prévue.

12. Comptabilité

La comptabilité se tient en grande partie toute seule : chaque facture, paiement et opération bancaire validée passe son écriture en partie double. Vous contrôlez, complétez et clôturez. Menu Comptabilité (formule Pro et plus).

Ce qui est comptabilisé automatiquement

La TVA sur encaissements (prestations de services) est gérée : elle devient exigible au paiement, au prorata de chaque règlement.

Consulter

• Journaux : les écritures par journal, numérotées en continu par journal et par année.
• Grand livre : toutes les lignes par compte, filtrables par période, compte ou tiers ; export Excel ou CSV.
• Balance : générale, clients ou fournisseurs, avec soldes d'ouverture, mouvements et soldes ; ProfitOS confirme qu'elle est équilibrée.
• Lettrage : rapproche les factures et leurs règlements sur un compte de tiers.
• Plan comptable : le plan comptable général français est préinstallé ; vous pouvez ajouter des comptes (par exemple un 512100 pour une seconde banque) ou en désactiver.

Saisir et corriger

• Nouvelle écriture : journal, date, libellé, référence de pièce et lignes au débit et au crédit ; l'écriture n'est enregistrée que si elle est équilibrée.
• Pièces jointes : attachez le justificatif (PDF, image, tableur) à une écriture.
• Contrepasser : une écriture enregistrée ne se modifie pas ; on passe une écriture inverse datée, puis la bonne. C'est l'exigence d'inaltérabilité de la comptabilité.
• Analytique : étiquetez les lignes par projet, chantier ou activité pour suivre la rentabilité de chacun.

TVA

• TVA : récapitulatif de la TVA collectée par taux et de la TVA déductible sur une période.
• Déclaration CA3 : les cases du formulaire 3310-CA3 préremplies à partir des écritures (base HT et TVA par taux, TVA déductible sur immobilisations et sur autres biens et services, crédit antérieur, TVA nette due ou crédit à reporter). Vous reportez les montants sur impots.gouv.fr ou les transmettez à votre expert-comptable, ou préparez leur dépôt depuis la page Déclarations fiscales.
• Liquider passe l'écriture de liquidation de la période (TVA à décaisser ou crédit à reporter), une seule fois par période.
• TVA annuelle CA12 (régime simplifié) : les cases du formulaire 3517-S de l'exercice — base et taxe par taux, TVA déductible, crédit antérieur, acomptes payés (compte 44581, ou montant saisi dans les paramètres de l'impôt sur les sociétés), solde dû ou crédit — avec la date limite de dépôt et les deux acomptes de l'exercice suivant (55 % en juillet, 40 % en décembre ; aucun acompte si la base est inférieure à 1 000 €).

Immobilisations, emprunts, crédit-bail, paie

Clôturer l'exercice

1. Exercices : déclarez vos exercices comptables (dates de début et de fin, y compris un premier exercice de plus ou moins de 12 mois).
2. Révision : une liste de contrôles de fin d'exercice à cocher, avec un diagnostic automatique ; vous pouvez y inviter votre expert-comptable.
3. Clôture : verrouille la période (plus aucune écriture possible avant la date de clôture) et génère les à-nouveaux de l'exercice suivant, le résultat étant reporté en 120 (bénéfice) ou 129 (perte).
4. Plaquette : bilan et compte de résultat de l'exercice en PDF.
5. Liasse 2033 (régime réel simplifié) : les tableaux 2033-A (bilan simplifié) et 2033-B (compte de résultat et détermination du résultat fiscal), 2033-C (immobilisations, amortissements, plus et moins-values de cession), 2033-D (provisions, suivi des déficits), 2033-E (valeur ajoutée), 2033-F (composition du capital), 2033-G (filiales et participations) et la page de garde 2065, préremplis depuis la comptabilité et le profil fiscal. Les réintégrations, déductions et déficits antérieurs se saisissent dans l'écran Impôt sur les sociétés, commun aux deux régimes. Export Excel complet.
6. Liasse 2050 (réel normal) : les tableaux 2050 à 2059 préremplis depuis la comptabilité — bilan actif et passif avec la colonne N-1, compte de résultat, immobilisations, amortissements, provisions, échéances des créances et dettes (emprunts ventilés selon leur échéancier), résultat fiscal (2058-A), suivi des déficits (2058-B), renseignements divers (2058-C) et valeur ajoutée (2059-E). Les tableaux 2054 (immobilisations), 2055 (amortissements) et 2056 (provisions) portent les codes de cases du formulaire. S'y ajoutent les plus et moins-values de cession (2059-A), le suivi des moins-values à long terme (2059-C), la composition du capital (2059-F), les filiales et participations (2059-G) et la page de garde 2065, remplis depuis le profil fiscal ; les tableaux 2059-B et 2059-D sont présentés à néant. Export Excel case par case.
7. Impôt sur les sociétés et CVAE : calcul de l'IS (taux réduit de 15 % jusqu'à 42 500 € pour les PME éligibles, 25 % au-delà, contribution sociale), des acomptes (aucun pendant le premier exercice, ni quand l'impôt de l'exercice précédent, ramené à 12 mois, ne dépasse pas 3 000 €) et du solde à payer, et de la CVAE de l'année. Pour un exercice de plus ou de moins de 12 mois, le plafond du taux réduit est ajusté à sa durée. Saisissez les réintégrations et déductions extra-comptables, les déficits antérieurs et les crédits d'impôt : la liasse et l'impôt sont recalculés. Un bouton passe l'écriture d'impôt de l'exercice (695 / 444) et un calendrier liste les échéances (acomptes, relevé de solde, dépôt de la liasse, CVAE).

Ces calculs sont des aides à la préparation : ils doivent être validés par votre expert-comptable.

Déclarations fiscales

Menu Comptabilité → Déclarations fiscales. ProfitOS calcule et prépare vos déclarations à partir de la comptabilité ; vous les déposez vous-même sur impots.gouv.fr (espace professionnel), puis vous archivez l'accusé de réception dans ProfitOS.

1. ProfitOS calcule la TVA, les résultats fiscaux et les données déclaratives.
2. ProfitOS prépare : contrôles (SIREN, bilan équilibré, période terminée…), puis Préparer ma déclaration fige le contenu et produit un récapitulatif PDF avec les cases et montants à reporter.
3. Vous déposez sur impots.gouv.fr (bouton Accéder à impots.gouv.fr) : saisie ou vérification des montants, validation officielle et paiement en ligne.
4. Retour dans ProfitOS : joignez le justificatif de dépôt (PDF ou image de l'accusé de réception), sa date et son numéro. L'échéance est alors marquée comme faite, et la déclaration prend l'un de ces statuts : - Dépôt confirmé par l'accusé officiel : l'accusé correspond à la déclaration préparée (contrôle automatique), ou a été vérifié et confirmé par le propriétaire, un administrateur ou le comptable ; - Justificatif à vérifier — écarts détectés : l'accusé ne correspond pas entièrement (autre période, autre montant…). Joignez le bon accusé, ou confirmez le dépôt en expliquant l'écart (explication obligatoire, conservée dans l'historique) ; - Dépôt déclaré — justificatif non vérifié : l'accusé est archivé mais n'a pas pu être lu (image, scan) ; vérifiez-le puis confirmez le dépôt.

Aucun de ces statuts ne signifie que l'administration a accepté la déclaration : seul un accusé EDI transmis par un partenaire peut le constater (statut « Acceptée »).

Contrôle de l'accusé : à l'archivage, ProfitOS lit l'accusé (PDF) et vérifie qu'il porte le bon SIREN, le bon formulaire, la bonne période et le bon montant. Il affiche « justificatif concordant » ou la liste des écarts (mauvais fichier, période ou montant différents), et en déduit le statut ci-dessus. Une image ou un PDF scanné ne peut pas être lu automatiquement : contrôlez-le vous-même. Ce contrôle ne confirme pas l'acceptation par l'administration, que ProfitOS ne peut pas interroger pour un dépôt fait sur impots.gouv.fr : un rejet ou une anomalie vous est signalé dans votre espace professionnel (messagerie sécurisée, compte fiscal).

Relances : un accusé avec écarts est rappelé par e-mail le lendemain puis chaque semaine, et listé dans « Justificatifs à vérifier » (Échéances fiscales). Si une échéance passe sans justificatif archivé, la déclaration apparaît dans « Déclarations en retard » (Échéances fiscales) et le propriétaire est relancé par e-mail le lendemain, puis chaque semaine pendant neuf semaines, avec le rappel de vérifier le compte fiscal. Les déclarations sans montant ni préparation (TVA à néant, acompte nul) ne sont pas relancées.

Tant que la préparation des déclarations n'est pas ouverte sur votre compte (validation des calculs en cours), la page l'indique : les montants restent consultables à titre indicatif.

ProfitOS n'effectue pas lui-même la transmission : une déclaration n'est considérée comme déposée qu'après l'archivage du justificatif officiel. Préparer à nouveau une déclaration non encore déposée met à jour son récapitulatif ; une fois déposée, seule une déclaration rectificative peut être préparée.

Pour la liasse du régime normal et la CVAE, transmettez le récapitulatif à votre expert-comptable (ou à votre partenaire EDI), puis archivez dans ProfitOS l'accusé de réception qu'il vous remet. Le jour où un partenaire EDI est connecté à ProfitOS, les déclarations peuvent aussi être transmises directement.

Profil fiscal et paiement en ligne

Menu Comptabilité → Profil fiscal :

• Régimes : imposition des bénéfices (réel normal ou simplifié) et TVA (CA3 mensuelle, CA3 trimestrielle, CA12, franchise). Ils déterminent la liasse proposée, les déclarations de TVA et l'échéancier.
• Page de garde 2065 : activité, signataire et sa qualité, expert-comptable, conseil, groupe fiscal, PME innovante.
• Composition du capital (2059-F) et filiales (2059-G) : associés et sociétés détenues à 10 % ou plus.
• Date de création (pour la CFE) et locaux professionnels loués (pour la DECLOYER).
• Mandat de prélèvement (propriétaire ou administrateur) : IBAN, BIC, titulaire, référence unique du mandat (RUM), date de signature, transmission à la banque. Une fois le mandat complet et un partenaire EDI connecté, le paiement (TVA, IS) peut être joint à la déclaration par prélèvement (EDI-Paiement) ; sinon, vous payez en ligne lors du dépôt sur impots.gouv.fr. L'IBAN n'est jamais réaffiché en entier. Le paiement n'est réellement transmis qu'une fois le partenaire EDI activé.

DAS2 et dividendes

• DAS2 (menu Comptabilité → DAS2) : ProfitOS reprend les honoraires, frais d'actes, commissions, droits d'auteur, redevances et jetons de présence comptabilisés dans l'année, TVA comprise, regroupés par bénéficiaire. Ceux qui ont reçu plus de 1 200 € sont cochés d'office. Complétez le SIRET, l'adresse et la profession (repris de la fiche fournisseur quand elle existe) et corrigez le montant si un paiement a eu lieu une autre année : la DAS2 porte sur les sommes versées dans l'année civile. Date limite : celle de la liasse pour une clôture au 31 décembre. Dépôt préparé depuis la page Déclarations fiscales, export Excel possible.
• Dividendes (2777) : pour chaque mois où des dividendes ont été payés (débit du compte 457), ProfitOS calcule le prélèvement forfaitaire non libératoire de 12,8 % et les prélèvements sociaux (18,6 % en 2026) dus sur la part versée aux associés personnes physiques, selon la composition du capital du profil fiscal ; vous pouvez saisir la part et les montants versés à des associés dispensés. Le résultat est comparé aux retenues comptabilisées au compte 442. La déclaration se fait et se paie en ligne sur impots.gouv.fr au plus tard le 15 du mois suivant ; le rappel apparaît dans les échéances fiscales.

IFU, CFE et DECLOYER

• IFU 2561 (menu Comptabilité → IFU) : récapitulatif annuel des dividendes payés à chaque associé, à déposer et à remettre aux associés avant le 15 février. ProfitOS attribue chaque paiement selon le nom porté sur l'écriture du compte 457, sinon au prorata du capital, et indique les montants à reporter sur la déclaration de revenus de l'associé : 2DC (dividendes éligibles à l'abattement de 40 %), 2CK (prélèvement de 12,8 % retenu) et 2BH (revenus soumis aux prélèvements sociaux). Cochez les associés dispensés du prélèvement. Export Excel.
• CFE (menu Comptabilité → CFE) : saisissez le montant de l'avis (publié en novembre dans votre espace professionnel) et celui de l'année précédente. ProfitOS calcule l'acompte de 50 % du 15 juin (si la CFE précédente atteint 3 000 € et que le paiement n'est pas mensualisé) et le solde du 15 décembre, les ajoute aux échéances fiscales, et passe l'écriture de charge (635110 / 447000) une seule fois par année. La date de création (profil fiscal) gère l'exonération de la première année et la déclaration initiale 1447-C ; cochez « changements » pour être rappelé de la déclaration 1447-M.
• DECLOYER : renseignez dans le profil fiscal les locaux professionnels loués (identifiant du local, adresse, loyer annuel hors taxes et hors charges). La déclaration est jointe à la télédéclaration de la liasse (régime normal ou simplifié) et apparaît sur les pages de la liasse ; ProfitOS vous alerte si des loyers sont comptabilisés sans local renseigné.

Échéances fiscales et automatisations

• Échéances fiscales (menu Comptabilité) : les 90 prochains jours — TVA selon votre régime (CA3, ou CA12 et ses acomptes), acomptes et solde d'IS, liasse, CVAE, DAS2, prélèvements sur dividendes, IFU, CFE — avec le montant estimé et l'état de dépôt de chaque déclaration. Le propriétaire reçoit un rappel par e-mail 7 jours puis la veille de chaque échéance non encore déposée, puis une relance le lendemain et chaque semaine tant qu'aucun justificatif n'est archivé.
• Contrôles avant liasse : IS non comptabilisé, TVA non liquidée, comptes de charges ou de produits de sens anormal, capital non repris, comptes d'attente, exercice non clôturé. Ils s'affichent aussi sur la liasse et lors de la préparation de sa télédéclaration.
• Contrôles fiscaux (menu Comptabilité) : ce qui a été déclaré, rapproché de votre comptabilité actuelle. Une TVA déposée dont les écritures ont changé depuis (régularisation ou rectificative à prévoir), une TVA mal calculée par rapport à sa base, de la TVA sans taux, une période non liquidée, de la TVA à décaisser restée impayée, un chiffre d'affaires sans TVA collectée à justifier (export, exonération…), des acomptes d'IS exigibles non versés ou un excédent d'acomptes à récupérer, une liasse déséquilibrée. Chaque point cite sa source et dit quoi faire ; les écarts à corriger remontent aussi dans Mission Control. Le bouton Dossier pour l'expert-comptable produit un document imprimable (contrôles, déclarations et mode de transmission, échéances, cases de revue et de signature) : ProfitOS prépare, votre expert-comptable valide, et la transmission officielle passe par un partenaire EDI agréé ou par vous sur impots.gouv.fr.
• Écritures récurrentes : loyers, abonnements, dotations mensuelles… Enregistrez le modèle (comptes, montants, fréquence mensuelle, trimestrielle ou annuelle, première et dernière échéance) : ProfitOS passe l'écriture chaque matin à l'échéance, rattrape les échéances passées, et ne passe jamais deux fois la même.
• Suivi des télédéclarations : avec un partenaire EDI connecté, les statuts sont actualisés toutes les heures et le propriétaire est prévenu en cas de rejet.

Export FEC

Export FEC génère le fichier des écritures comptables au format exigé par l'administration fiscale (article A47 A-1 du LPF) pour une période. Vous pouvez le télécharger ou l'envoyer directement à votre expert-comptable par un lien sécurisé à durée limitée.

13. Importer ses données

Vous pouvez démarrer avec l'historique de votre ancien outil : factures, dépenses, relevés et comptabilité s'importent depuis un fichier. Menu Données & connexions.

Formats acceptés

• Fichiers Excel (.xlsx, .xls), CSV et, pour les factures, dépenses et relevés, PDF (même scannés).
• CSV au format Excel français : séparateur « ; » ou « , », montants « 1 234,56 », dates « jj/mm/aaaa », accents en UTF-8 ou Windows.
• Les noms de colonnes courants en français et en anglais sont reconnus (« Montant TTC », « amount », « Échéance »…).
• Sur chaque page d'import, Télécharger le modèle CSV donne un fichier prêt à remplir avec les bonnes colonnes.

Que peut-on importer ?

Le nombre d'imports par mois dépend de la formule (20 en Starter, 200 en Pro, illimité au-delà).

Reprendre une comptabilité existante

Comptabilité → Reprise importe le FEC exporté de votre ancien logiciel comptable, au choix :

• toutes les écritures, pour retrouver l'historique complet (grand livre, balance) ;
• les soldes seulement, pour démarrer avec les à-nouveaux de l'exercice.

Les comptes absents du plan comptable sont créés, et l'import est refusé s'il est déséquilibré ou s'il touche une période clôturée. Tout ou rien : la moindre erreur annule l'import, et un même fichier ne peut être importé qu'une fois.

Dossier entreprise et démarches (Once & Done)

Menu Entreprise & compte → Dossier & démarches. Le dossier rassemble toutes les informations de l'entreprise avec leur source et leur contrôle : SIRET, SIREN et n° de TVA (clés vérifiées, TVA cohérente avec le SIREN), adresse, immatriculation, code APE, IBAN et BIC, représentant légal, contact, date de création. Les contradictions entre écrans sont bloquantes (par exemple franchise en base sur les factures mais déclarations de TVA au profil fiscal) et apparaissent aussi dans Mission Control.

Ce qui manque se saisit une seule fois : le représentant, sa qualité, l'e-mail et la date de création vont au profil fiscal (repris par la liasse), le code APE à la veille de secteur, le téléphone au dossier. Les démarches se préparent ensuite en un clic, uniquement si toutes les données qu'elles utilisent sont vérifiées :

• Fiche de référencement fournisseur, demandée par vos clients ;
• Mise en demeure de payer pour une facture échue (pénalités et indemnité forfaitaire de 40 €) ;
• Résiliation d'un contrat fournisseur enregistré dans Contrats fournisseurs (l'adresse du fournisseur, saisie une fois, est rangée sur sa fiche) ;
• Demande de délai de paiement au service des impôts des entreprises.

Chaque document s'ouvre en page imprimable (Imprimer / PDF). Ce sont des modèles pré-remplis à relire avant envoi : ils ne remplacent pas le conseil d'un avocat ou de votre expert-comptable.

14. Équipe, multi-sociétés et sécurité

Chaque collaborateur a son propre compte et un rôle qui limite ce qu'il voit et fait ; votre compte est protégé par mot de passe, double authentification et contrôle des appareils.

Inviter son équipe

Menu Entreprise & compte → Équipe : saisissez l'e-mail du collaborateur et choisissez son rôle. Le nombre d'utilisateurs dépend de la formule (section 3).

Retirer un membre, créer une clé d'API ou supprimer le compte demande de ressaisir votre mot de passe.

Travailler avec son expert-comptable

Depuis la Révision des comptes, invitez votre expert-comptable : il accède au dossier, échange avec vous par demandes et commentaires, et reçoit le FEC par lien sécurisé.

Sur une écriture sans justificatif, votre expert-comptable (ou un administrateur) peut demander la pièce. Elle apparaît dans Comptabilité → Pièces demandées, sur l'écriture et dans votre rapport du lundi ; la demande est soldée dès que vous joignez la pièce. Dans son portefeuille, le cabinet voit pour chaque dossier les pièces attendues et les déclarations en retard.

Plusieurs sociétés

• Plusieurs entités dans une même organisation (filiales, établissements) : le sélecteur en haut du menu change l'entité active ; factures, banque, trésorerie et comptabilité sont séparées par entité, et un compte bancaire se rattache à une entité.
• Plusieurs organisations (formule Multi-sociétés, jusqu'à 25) : + Nouvelle organisation en bas du menu ; elles sont couvertes par l'abonnement de l'organisation principale.
• Consolidation et portefeuille cabinet : vue d'ensemble des sociétés suivies.

Sécuriser son compte

Menu Entreprise & compte → Sécurité du compte.

• Double authentification (2FA) : activez-la avec une application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator…). Conservez les 10 codes de secours affichés une seule fois ; chacun ne sert qu'une fois. Le propriétaire peut rendre la 2FA obligatoire pour tous les membres.
• Sessions : la liste de vos appareils connectés ; déconnectez-en un à distance. Une connexion depuis un nouvel appareil vous est signalée par e-mail.
• Mot de passe et e-mail : changer de mot de passe déconnecte vos autres appareils ; un changement d'e-mail se confirme depuis la nouvelle adresse.
• Protection automatique : après 10 mots de passe erronés, le compte est verrouillé temporairement ; une session inactive se ferme d'elle-même.
• Ce que ProfitOS protège pour vous : chaque entreprise a sa propre base, les jetons bancaires et secrets sont chiffrés, les liens envoyés (factures, devis, missions d'experts) ne sont jamais conservés en cache, et les sauvegardes quotidiennes sont chiffrées et testées. Le détail des contrôles et de leurs preuves est disponible sur demande (dossier sécurité).

15. Données personnelles et export RGPD

Vos données vous appartiennent : vous pouvez les télécharger à tout moment et supprimer votre compte vous-même.

• Mes données (Sécurité du compte) : télécharge une archive ZIP de vos données personnelles d'utilisateur.
• Export RGPD de l'organisation (Paramètres, réservé au propriétaire et aux administrateurs) : une archive ZIP de toutes les données de l'organisation, une table par fichier CSV lisible dans Excel. Les secrets (mots de passe, jetons) n'y figurent jamais.
• Exports métier : factures en PDF et Factur-X, FEC, grand livre, balance, plan de trésorerie, achats en Excel ou CSV.
• Supprimer le compte (Paramètres) : saisissez le nom exact de l'organisation et votre mot de passe. Si vous êtes le dernier membre, la suppression de l'organisation est programmée avec un délai de grâce de 14 jours, pendant lequel elle est inaccessible mais restaurable sur demande ; elle est ensuite définitive. Sinon, vous quittez simplement l'organisation. Un propriétaire unique doit d'abord nommer un autre propriétaire.

Les identifiants de connexion à des services tiers (stockage, boutique en ligne) et les secrets de double authentification sont chiffrés, et les données sont sauvegardées chaque jour.

Avant de supprimer votre compte, pensez à télécharger vos factures et votre FEC : la loi impose de conserver les pièces comptables 10 ans.

16. Questions fréquentes et dépannage

Pour toute autre question, écrivez au support à contact@profitos.fr.